حتماً برای شما هم پیش آمده است: می‌خواهید یک فایل PDF را در سامانه‌ی ثبت‌نام، سایت دانشگاه یا پورتال اداری بارگذاری کنید، ولی سامانه با پیغام «حجم فایل بیش از حد مجاز است» آن را رد میکند. یا ایمیلی که فایل ضمیمه‌اش حجیم است، اصلاً ارسال نمی‌شود. علت معمولاً این است که فایل شما یک PDF اسکن‌شده یا پر از عکس است؛ جایی که هر صفحه در واقع یک تصویر با وضوح بالاست و حجم فایل به‌سرعت به ده‌ها مگابایت می‌رسد. در این راهنمای کامل یاد می‌گیرید چطور با ابزار فشردهسازی PDF فایل زین حجم فایل را به‌طور چشمگیری کم کنید، بدون اینکه خوانایی آن از بین برود. نکته‌ی مهم این است که تمام پردازش داخل مرورگر شما انجام میشود؛ فایل‌تان برای فشردهسازی به هیچ سروری فرستاده نمی‌شود، پس حتی اسناد محرمانه‌ی کاری یا شخصی را هم می‌توانید با خیال راحت فشرده کنید.
چرا بعضی PDFها این‌قدر حجیم‌اند؟
برای اینکه فشردهسازی را درست انجام دهید، اول باید بدانید حجم فایل از کجا می‌آید. دو نوع PDF وجود دارد. نوع اول، PDF متنی است؛ یعنی فایلی که مستقیماً از ورد یا اکسل خروجی گرفته شده یا با کامپیوتر تایپ شده است. در این فایلها، متن به‌صورت کاراکتر ذخیره شده و حجم فایل معمولاً کم است. نوع دوم، PDF تصویری یا اسکن‌شده است؛ یعنی فایلی که با گوشی یا اسکنر از روی کاغذ اسکن شده یا پر از عکس‌های باکیفیت است. در این فایلها هر صفحه یک تصویر بزرگ است و حجم فایل سر به فلک می‌کشد. ابزار فشردهسازی فایل زین دقیقاً برای نوع دوم طراحی شده است: هر صفحه را با کیفیتی که شما انتخاب می‌کنید، دوباره به‌صورت تصویر ذخیره میکند تا حجم آن کم شود. همین نکته توضیح می‌دهد چرا فایلهای متنی با این روش کوچک نمی‌شوند و گاهی حتی بزرگ‌تر می‌شوند؛ چون تبدیل متن کم‌حجم به تصویر، حجم را بالا می‌برد. پس اگر فایل شما متنی است، فشردهسازی تصویری راه‌حل آن نیست و بهتر است همان فایل اصلی را بفرستید.
چه زمانی به فشردهسازی PDF نیاز دارید؟
- وقتی PDF اسکن‌شده با گوشی یا اسکنر، از محدودیت حجم سامانه‌ی بارگذاری بزرگ‌تر است؛ مثلاً سامانه فقط فایلهای زیر پنج مگابایت را قبول میکند.
- وقتی کاتالوگ، بروشور یا ارائه‌ای پر از عکس دارید که باید برای مشتری بفرستید.
- وقتی می‌خواهید فایل را با واتس‌اپ یا ایمیل بفرستید و محدودیت حجم دارید.
- وقتی می‌خواهید صدها فایل را بایگانی کنید و فضای ذخیره‌سازی دستگاه یا هارد شما محدود است.
- وقتی فایل را روی گوشی باز می‌کنید و باز شدن آن به‌خاطر حجم زیاد، کند و آزاردهنده است.
مراحل فشردهسازی PDF، گام‌به‌گام
- ابزار فشردهسازی PDF را باز کنید و فایل خود را انتخاب کنید. هیچ ثبت‌نامی لازم نیست.
- نوار کیفیت (لغزنده‌ی کیفیت) را تنظیم کنید. عدد کمتر یعنی حجم کمتر و کیفیت پایین‌تر؛ عدد بیشتر یعنی کیفیت بهتر و حجم بیشتر. برای شروع، کیفیت پیش‌فرض ۰٫۶ را امتحان کنید که برای بیشتر اسناد اسکن‌شده تعادل خوبی است.
- دکمه‌ی تبدیل را بزنید و کمی صبر کنید. چون هر صفحه جداگانه پردازش میشود، فایلهای طولانی کمی زمان می‌برند؛ مرورگر را تا پایان کار باز نگه دارید.
- حجم فایل جدید را با فایل اصلی مقایسه کنید و چند صفحه را باز کنید تا مطمئن شوید متن خوانا و عکس‌ها واضح‌اند.
- اگر متن تار شد، همان فایل اصلی را با کیفیت بالاتر، مثلاً ۰٫۷۵ یا ۰٫۸، دوباره فشرده کنید. هرگز فایل فشرده‌شده را دوباره فشرده نکنید؛ همیشه از فایل اصلی شروع کنید تا کیفیت به‌تدریج افت نکند.
- فایل فشرده‌شده را دانلود کنید و پیش از ارسال نهایی، یک‌بار دیگر آن را بازبینی کنید.
کدام کیفیت را انتخاب کنم؟
انتخاب کیفیت، مهم‌ترین تصمیم در این کار است و یک جواب واحد برای همه‌ی فایلها ندارد. برای اسناد متنی اسکن‌شده مثل قراردادها، فرم‌ها و جزوه‌ها، بازه‌ی ۰٫۵ تا ۰٫۷ معمولاً کافی است و متن کاملاً خوانا می‌ماند. اگر سند شما ریزنوشت، جدول‌های پرجزئیات یا متن‌های کوچک دارد، سراغ ۰٫۷۵ تا ۰٫۸ بروید تا حروف کوچک تار نشوند. برای کاتالوگ‌های عکس‌دار که کیفیت تصویر مهم است، کیفیت بالاتر را انتخاب کنید و کاهش حجم کمتر را بپذیرید. روش حرفه‌ای این است که اول با ۰٫۶ شروع کنید و نتیجه را بررسی کنید؛ اگر راضی بودید همان را بفرستید و اگر نه، یک پله بالاتر بروید. این آزمون‌وخطای کوتاه، بهتر از این است که از همان اول کیفیت را خیلی پایین بگذارید و سندی ناخوانا تحویل دهید.
پیش از فشردهسازی: فایل را سبک‌تر کنید
گاهی بهترین راه کاهش حجم، فشردهسازی نیست، بلکه حذف چیزهای اضافه است. اگر فایل شما صفحات غیرضروری دارد؛ مثلاً صفحه‌های خالی، صفحات تبلیغاتی کاتالوگ یا ضمیمه‌هایی که گیرنده به آن‌ها نیاز ندارد؛ اول آن‌ها را با ابزار مرتب‌سازی و حذف صفحات حذف کنید. حذف ده صفحه از یک فایل صد صفحه‌ای، پیش از فشردهسازی، حجم نهایی را به‌طور محسوسی کم میکند. همچنین اگر فایل شما با رمز محافظت شده است، اول باید با ابزار باز کردن قفل PDF رمز آن را بردارید، چون فایلهای قفل‌شده قابل فشردهسازی نیستند. و یک قانون طلایی: همیشه یک نسخه از فایل اصلی را نگه دارید. چون بعد از فشردهسازی، متن صفحات دیگر قابل انتخاب و کپی نیست و کیفیت هم قابل بازگشت نیست، فایل اصلی بیمه‌ی شماست.
پیامد مهم فشردهسازی که باید بدانید
ابزار فشردهسازی، صفحات را به تصویر تبدیل میکند. این یعنی بعد از فشردهسازی، دیگر نمی‌توانید متن را انتخاب، کپی یا در فایل جستجو کنید. اگر گیرنده باید متن را کپی کند یا شما بعداً می‌خواهید در فایل جستجو کنید، فایل فشرده‌شده مناسب نیست و باید فایل اصلی را بفرستید. راه‌حل عملی این است که دو نسخه داشته باشید: نسخه‌ی اصلی برای کار و جستجو، و نسخه‌ی فشرده برای ارسال در سامانه‌هایی که محدودیت حجم دارند. همچنین توجه کنید که فشردهسازی روی کیفیت چاپ هم اثر می‌گذارد؛ برای چاپ در ابعاد بزرگ یا چاپخانه، کیفیت بالاتر را انتخاب کنید یا فایل اصلی را برای چاپ نگه دارید.
اشتباه‌های رایج و راه‌حل آن‌ها
نتیجه از فایل اصلی بزرگ‌تر شد. فایل شما احتمالاً متنی است، نه اسکن‌شده. فشردهسازی تصویری در این حالت کمکی نمی‌کند؛ فایل اصلی را بفرستید یا صفحات اضافه را حذف کنید.
متن تار شد. با کیفیت بالاتر، مثلاً ۰٫۷۵ یا ۰٫۸، دوباره از روی فایل اصلی فشرده کنید. اگر باز هم تار بود، یعنی اسکن اولیه‌ی شما بی‌کیفیت بوده و فشردهسازی نمی‌تواند جزئیات ازدست‌رفته را برگرداند.
بعد از فشردهسازی نمی‌توانم متن را کپی کنم. این رفتار طبیعی ابزار است؛ چون صفحات حالا تصویرند. برای کپی کردن متن، از فایل اصلی استفاده کنید.
فشردهسازی خیلی کند است. فایلهای خیلی طولانی زمان می‌برند، چون هر صفحه روی دستگاه خود شما پردازش میشود. فایل را با ابزار تقسیم به چند بخش تقسیم کنید و هر بخش را جداگانه فشرده کنید. همچنین بستن زبانه‌های سنگین مرورگر، سرعت را بیشتر میکند.
فایل قفل‌شده خطا می‌دهد. اول رمز فایل را با ابزار باز کردن قفل PDF بردارید و سپس فشردهسازی را انجام دهید.
حجم کم نشد. اگر فایل قبلاً فشرده بوده یا بیشتر حجم آن از فونت‌ها و ساختار داخلی است، کاهش چشمگیری نخواهید دید. در این حالت، حذف صفحات اضافه مؤثرترین راه است.
نکته‌های کاربردی
- با کیفیت پیش‌فرض ۰٫۶ شروع کنید و فقط در صورت نیاز، بالاتر بروید.
- همیشه از فایل اصلی فشرده کنید، نه از نسخه‌ی فشرده‌شده‌ی قبلی.
- پیش از ارسال، حجم جدید و خوانایی چند صفحه را بررسی کنید.
- صفحات غیرضروری را اول حذف کنید تا حجم نهایی کمتر شود.
- یک نسخه از اصل را در پوشه‌ای جداگانه نگه دارید و نام فایل فشرده را با پسوندی مثل «کم‌حجم» مشخص کنید تا با اصل اشتباه نشود.
- برای ارسال در واتس‌اپ، معمولاً کیفیت ۰٫۵ تا ۰٫۶ کاملاً کافی است؛ چون گیرنده فایل را روی صفحه‌ی کوچک گوشی می‌بیند.
پرسش‌های متداول
آیا فایل من به سرور بارگذاری میشود؟ خیر. همه‌ی فشردهسازی داخل مرورگر شما انجام میشود و فایل هرگز دستگاه شما را ترک نمی‌کند.
بهترین کیفیت کدام است؟ بین ۰٫۵ تا ۰٫۷ برای بیشتر فایلها؛ اگر فایل متن کوچک دارد، بالاتر بروید.
آیا فایلهای محافظت‌شده هم فشرده می‌شوند؟ اول باید رمز را با ابزار باز کردن قفل PDF بردارید.
چرا متن دیگر قابل جستجو نیست؟ چون ابزار برای کاهش حجم، هر صفحه را به‌صورت تصویر دوباره ذخیره میکند.
آیا می‌توانم چند فایل را هم‌زمان فشرده کنم؟ هر بار یک فایل پردازش میشود؛ برای چند فایل، آن‌ها را یکی‌یکی فشرده کنید یا اول با ابزار ادغام، آن‌ها را در یک فایل جمع کنید.
حالا فایل خود را آماده کنید و همین حالا PDFتان را فشرده کنید. اگر فایل شما صفحات اضافه دارد، اول راهنمای مرتب‌سازی صفحات را ببینید.